Weihnachtsessen Ende September: Was jetzt realistisch noch geht
Der Dezember ist nicht ausgebucht, die Freitage sind es. Was jetzt noch geht, wie lange die Häuser Vorlauf brauchen und warum das Datum den Preis bestimmt.
Wer Ende September eine Location für das Firmen-Weihnachtsessen sucht, hört oft den gleichen Satz: zu spät. Das stimmt so nicht. Ausgebucht sind nicht die Monate, sondern einzelne Tage. Die zweite und dritte Dezemberwoche, Donnerstag und Freitag, abends, für 80 bis 150 Personen: Das ist der Engpass. Fast alles daneben ist zu haben, wenn du jetzt entscheidest statt im November.
Was geht Ende September realistisch noch?
Vier Stellschrauben bringen dir sofort wieder Auswahl. Erstens der Wochentag: Dienstag bis Donnerstag statt Freitag. Zweitens das Datum: die erste Dezemberhälfte oder bewusst die Woche zwischen den Jahren, wenn euer Team ohnehin dünn besetzt ist. Drittens die Tageszeit, denn ein langes Mittagessen mit Apéro ab elf ist kein Trostpreis, sondern für viele Teams das bessere Format, gerade mit Anreise aus mehreren Standorten. Viertens der Monat: Ein Jahresauftakt im Januar mit Rückblick, Zielen und Essen kostet weniger, findet leichter einen Termin und bekommt mehr Aufmerksamkeit als der fünfte Dezemberanlass in drei Wochen.
Wenn du an Freitagabend im Dezember festhältst, brauchst du zwei Dinge: Flexibilität bei der Location und die Bereitschaft, diese Woche zu entscheiden.
Wie viel Vorlauf brauchen die Häuser wirklich?
Das sind keine Schätzungen, sondern Angaben der Betriebe aus ihren Steckbriefen bei uns. Das ENTRA in Rapperswil nimmt Anfragen je nach Grösse und Anspruch ab vier Wochen bis 18 Monate vor dem Anlass an. Der VersuchsStollen Hagerbach nennt mehr als einen Monat. Das Kultur- und Kongresszentrum Thun rechnet mit rund drei Monaten, was für dieses Jahr heisst: Der Dezember ist dort faktisch durch, der Januar und Februar sind es nicht.
Zwischen Anfrage und Zusage liegen im Schnitt zwei bis drei Runden: Verfügbarkeit, Richtofferte, Detailabgleich zu Technik und Ablauf. Rechne diese Zeit ein, wenn du vom gewünschten Datum rückwärts planst.
Das Datum bestimmt den Preis, nicht nur die Verfügbarkeit
Das ENTRA arbeitet mit dynamischen Mietpreisen, der Preis hängt also auch vom Tag ab. Das gilt sinngemäss für viele Häuser: Ein Dienstag Anfang Dezember ist nicht dasselbe Angebot wie der zweitletzte Freitag vor Weihnachten. Wer beim Datum beweglich ist, verhandelt nicht härter, sondern günstiger.
Dazu kommt die Auslastung übers Jahr: Die Halle 622 in Zürich-Oerlikon hat ihre Hochsaison von September bis Mai. Häuser mit Sommerschwerpunkt sind im Dezember eher frei, Häuser mit Wintergeschäft eher nicht. Diese eine Frage im Erstkontakt spart dir zwei Wochen Suche.
Wann ist Schluss? Die Sperrzeiten im Vergleich
Für ein Fest mit Musik entscheidet die Sperrzeit mit darüber, ob der Abend passt. Bei JED Events in Schlieren gibt es drinnen keine Sperrzeiten, das Haus ist 365 Tage im Jahr in Betrieb. In der Eventhalle der Halle 622 gibt es ebenfalls keine zeitliche Beschränkung, draussen ist um 22 Uhr Schluss. Im ENTRA gilt Polizeistunde um 00.30 Uhr, eine Verlängerung bis 03.00 Uhr ist möglich. Im VersuchsStollen Hagerbach läuft die Musik im Berg bis 04.00 Uhr, dafür ist sonntags geschlossen und über Weihnachten und Neujahr sind Betriebsferien.
Frag das früh ab. Eine Absage um Mitternacht, während die Stimmung am besten ist, ärgert länger als jede Rechnung.
So wird aus der Anfrage schnell ein Termin
Schick gleich beim ersten Mal mit, was das Haus für eine belastbare Antwort braucht: Wunschdatum plus zwei Ausweichdaten, Gästezahl, Format (Sitzdinner, Flying Dinner oder Apéro riche mit Programm), grober Budgetrahmen pro Person, Zeitfenster von Empfang bis Schluss und was an Technik nötig ist, etwa Bühne, Ton und Beamer für die Ansprache.
Genau darauf ist unser Anfrageformular ausgelegt, und der Location-Scout stellt die Rückfragen, die sonst eine Woche Mailverkehr kosten. Wir prüfen die Verfügbarkeit bei den Häusern und melden uns mit Vorschlag und Richtofferte zurück. Eine Ansprechperson, kein Pingpong.